Wunderlist sampleComo muchas veces he cometado en este blog, trabajar bien, generar un resultado de calidad en tiempo y sin necesidad de que los equipos de trabajo estén estresados continuamente, es más una cuestión de organización que de excesos de horas delante del ordenador. Cuando las horas extras dejan de ser puntuales y pasan a ser crónicas, evidencian un problema grave de planificación y productividad, no hay más.

No obstante, veo continuamente cómo se sigue abusando del correo electrónico para gestionar tareas con una lista interminable de replies y cómo se usa el Outlook o el Gmail como almacén documental; también veo a menudo cómo se usa el excel como herramienta para planificar el trabajo...

Digamos que aunque hablamos mucho de la sociedad del conocimiento y que todos tenemos acceso a ordenadores, portátiles, smartphones, etc., ciertas cosas se siguen haciendo igual que en los noventa, es decir, que apenas se sale del correo electrónico y el paquete ofimático de turno.

A estas alturas, gestionar las tareas de un equipo usando exclusivamente el correo y hojas en excel, no es que esté obsoleto, sino que revela una falta de productividad o una inercia total de la gente que los usa abusivamente sin querer encontrar opciones más apropiadas y más ágiles. Lo siento si tu jefe o manager se organiza así, toda su desorganización terminará afectándote de un modo u otro.

Hay que sustituir el uso (abuso) de esas herramientas por otras cuyo propósito es el de gestionar proyectos o tareas y además tienes que definir tus propios flujos de trabajo. El uso de cualquier herramienta para gestionar tareas viene después de que tengas claro cómo organizas tu trabajo (flujos de trabajo).

La cuestión no es en realidad qué tareas hacer en cada momento o en los próximos días o semanas, sino de qué modo gestionas tu tiempo.

No, el correo electrónico no es:

  • Un repositorio de documentos para su control de versiones.
  • Un sitio donde recordarte lo que tienes que hacer.
  • De ningún modo es la herramienta para generar informes que algún día tendrán que ser rescatadoss
  • No es una herramienta para sustituir sesiones de brainstorming a la hora de definir detalles de un proyecto

Del mismo modo, en cuanto al excel:

  • No es para gestionar tareas entre los miembros de un mismo equipo.
  • Mucho menos para gestionar las fases de un proyecto.
  • Es un desastre cuando varias personas intentan editar a la vez el mismo documento...

Sí, parece evidente que abusamos de esas herramientas y en realidad son el estándar de facto con las que la mayoría de la gente se organiza, me temo.

Aunque mejor eso que nada: la gente más estresada y víctima de la ansiedad en su trabajo y en el día a día suelen ser las que intentan llevarlo todo “en la cabeza”, las que no se paran un segundo para priorizar porque perciben que todo es urgente, las que desconfían de pararse un segundo y preguntarse a sí mismas ¿cómo puedo gestionar mi tiempo y mi trabajo algo mejor?.

La cabeza es muy mala aliada para gestionar la sobrecarga de trabajo, porque:

Tendemos a magnificar en la mente la mayoría de las tareas, sobre todo aquellas sobre las que aún no hemos reflexionado. Cuántas veces le he estado dando vueltas a la cabeza a algún asunto que al final se ha resuelto en menos de una hora...

La mente no prioriza bien: para priorizar hay que pararse sosegadamente un rato y ver pormenorizadamente todos los asunto que tienes abiertos y los compromisos (si es que no se te olvida ninguno).

Del mismo modo, la mente no es una agenda, tendemos a olvidar cosas.

El intentar llevarlo todo con la cabeza es la principal fuente de estrés, ansiedad y al final de la cadena falta de productividad. Por tanto, hay que “sacar” de ella todas las tareas que tenemos pendientes.

Desde hace años utilizo herramientas que te permitan gestionar fácilmente las tareas que tengo pendientes y uso esas mismas herramientas para planificar mi trabajo; lo mejor de todo es que existen varias opciones más o menos populares que además son gratuitas con funcionalidad más que suficiente.

Es absolutamente liberador cuando no tienes que rebuscar en la mente qué hacer en cada momento (con la sospecha de olvidar algo importante) y recurrir tranquilamente a tu gestor de tareas.

Existen muchas opciones, yo particularmente llevo mucho tiempo usando Wunderlist (incluso para las cosas de mis hijas y de casa).

Trello logoDesde no hace mucho he comenzado a usar Trello, más orientado a la gestión de proyectos en el que participan varias personas y me ha sorprendido gratamente. Aunque, como digo, existen muchas opciones más:

¿Qué conseguimos parándonos un momento y organizar nuestras tareas (o las del equipo que gestionamos) en cualquiera de esas herramientas? Lo primero que consigues es que percibes que tienes el trabajo “bajo control” y que no se te escapa nada, al menos nada importante.

Yo siempre digo que malo cuando no sabes en qué vas a estar trabajando en las próximas semanas. El buen trabajo no se improvisa, se planifica.

Por otra parte, visualizar de un modo gráfico todos tus proyectos, su estado actual y las tareas pendientes te permite encajar mejor desviaciones o asuntos imprevistos.

Es reconfortante cada vez que haces “clic” en algunas de las tareas que tienes pendiente para marcarla como completada, es como si hubieses dado un paso adelante. ¡Trabajo terminado!

El tener las tareas bien identificadas y definidas de la manera más concreta posible te permite además aprovechar esos huecos que surgen en casa o fines de semana. Si en ese momento te tienes que parar un momento para pensar qué hacer, seguramente termines haciendo algo de lo que más te apetece en ese momento, no lo más prioritario o importante. Casi nunca podemos avanzar en cualquier tipo de proyecto haciendo por capricho lo que nos viene en gana en cada momento.

Así las cosas, es mejor usar el típico excel y abusar de tu correo electrónico para gestionar tu trabajo que no usar nada, mucho mejor usar alguna herramienta web o un conjunto de ellas para gestionar, planificar y organizar tu trabajo y el de los demás, pero aún mejor, por encima de todo lo anterior, lo mejor es trabajar con tu propio workflow o flujo de trabajo bien definido.

Al final, cuando tienes una lista de tareas, estas han surgido “a partir” de un modo de trabajo particular, ese flujo de trabajo lo tienes que definir tú mismo e intentar adaptarlo para cada tipo de proyecto o circunstancia. En otras palabras, el modo en que usas cualquier gestor de tareas es una consecuencia de tener flujos de trabajo bien definidos.

El tener tu propio conjunto de workflows te permite no tener que pensar en cada momento cómo gestionar cada nuevo trabajo o tarea que te llega, sencillamente le aplicar el flujo de trabajo habitual; por poner algunos ejemplos de mi día a día:

  • Si surje una tarea que puedes terminar en menos de dos o tres minutos, la haces inmediatamente. Esto parece una tontería, pero así vacías aún más tu lista de tareas mental y la de la herramienta que uses.
  • Cada vez que identifiques una nueva tarea, al anotarla indica también cuándo debe estar terminada. Esto no es una trivialidad, sabemos que las tareas que no tienen fecha de finalización o se hacen al final o sencillamente nunca se hacen…
  • Revisas el estado de las tareas al menos dos veces al día: al inicio de tu jornada laboral y al final. Este trabajo te permitirá reordenar si es necesario la prioridad de las tareas según las circustancias y además terminas tu jornada laboral con una idea clara de lo que harás al día siguiente (así le das oportunidad al subconsciente de ir trabajando en segundo plano…)
  • Las tareas deben estar suficientemente concretadas para poder comenzarlas y terminarlas sin tener que saltar a otras cosas en medio. Nada peor para la productividad que intentar hacer varias cosas a la vez. Si una tarea te puede llevar muchas horas, divídiles en otras más concretas y pequeñas.

Esto no es más que un ejemplo, aunque lo importante es que si tenemos esa foto fija de lo que tenemos entre manos, nos liberamos de la típica sensación abrumadora de no tener tiempo para hacerlo todo, sabiendo priorizar en cada momento y sabiendo distinguir lo importante de lo urgente. Es más, seguramente no llegues nunca a tener asuntos “urgentes” porque estos eran antes importantes y se realizaron en el momento correcto.

Ningún gran proyecto avanza significativamente de un día para otro. Todo, absolutamente todo, se realiza después de finalizar cientos de tareas aparentemente pequeñas.

Me gusta ver los proyectos de esta forma: como un conjunto de tareas de pequeña dimensión que se pueden hacer en cualquier momento pero que cuando nos damos cuenta, su suma nos permite obtener un buen resultado, algo apreciable.

No en vano todas aquellas personas que aparentemente consiguen muchas cosas son las que precisamente saben cómo dividirlas en pequeñas tareas y que además mantienen la disciplina de ir realizándolas poco a poco. Dividir en tareas y tener la disciplina de realizarlas, para mí aquí está la clave para conseguir buenos resultados.

No es fácil dividir cualquier asunto en partes que se puedan realizar discontinuamente; sin embargo en eso consiste también la capacidad de afrontar en el día a día muchas responsabilidades de naturaleza distinta.

¿No es así acaso como programamos o desarrollamos un proyecto software? Quizá estamos acostumbrados a dividirlos por fases, requisitos o historias de usuario, en esencia es lo mismo. Dividimos algo grande en paquetes ordenados de modo que cuando la mayoría comienzan a estar terminados y colocados en orden, comenzamos entonces a ver un resultado tangible.

The Compound EffectHace un tiempo leí un pequeño libro que trataba precisamente de esto: en El Efecto Compuesto de Darren Hardy se afirma que todo lo obtenemos como resultado de pequeños pasos pero que se acumulan con el tiempo, desde la creación de buenos hábitos hasta cualquier proyecto personal. Esta percepción va en contra de la tendencia habitual de querer obtenerlo todo rápido y sin esfuerzo. La mayoría de las cosas no funcionan así: detrás de muchos proyectos que admiramos, sin parecerlo, existe un enorme trabajo por detrás, tanto de puesta en marcha como de planificación, organización, de marketing, etc.

A veces te sientes abrumado porque tienes en marcha muchas asuntos de naturaleza distinta: la clave para asumirlos y que terminen con éxito es saber dividirlos en pequeñas tareas y priorizar su realización con una buena organización. 

No sé si de la mejor manera posible pero así yo llevo años emprendiendo fuera de mi trabajo full-time intraemprendiendo en el mismo, sabiendo que ciertas cosas van a llevar mucho tiempo pero que si no se realizan paso a paso y poco a poco, desde luego que se quedarán por el camino y además con un buen varapalo de frustración.

Entre las muchas cosas que tengo en marcha, tengo un proyecto entre manos que seguramente vea la luz dentro de un año; la forma de realizarlo, en este punto del post ya debe ser evidente: identificando multitud de tareas que puedo escalar en el tiempo. Algunas me llevan media hora, otras un par de horas cuando sé, quizá una tarde de sábado, que tengo ganas y tiempo para meterme de lleno en ellas. Eso sí, todas las semanas termino 100% las que la semana anterior me he propuesto, aunque me quite horas de sueño (= disciplina). De este modo, desde el verano en que lo comencé, ya empiezo a tener cerca el momento de liberar un MVP (minimum viable product) que me permita contrastar en mi entorno cercano (incluida la compañía para la que trabajo) su viabilidad o utilidad.

El trabajar de este modo en cualquier entorno, en tu día a día en tu empresa o en cualquier proyecto personal, tiene además las siguientes ventajas que no son fáciles de apreciar al principio:

  • Dividir cualquier trabajo en pequeñas tareas te sirve para valorar en cierta medida el esfuerzo que se va a necesitar para terminarlo.
  • Te permite planificar y organizar mejor.
  • Saber qué tareas son más importantes en relación con otras menos relevantes: puedes priorizar.
  • Si se está poniendo en marcha alguna nueva idea, el traducirla en tareas te permite definirla, afinarla y pulirla mejor.
  • Se genera una gran satisfacción al terminar una tarea: tienes sensación de progreso.

El día sólo tiene 24 horas, de ella trabajamos durante una parte y de esa parte se suele perder demasiado el tiempo por no tener un conjunto claro de tareas en las que avanzar. En la batalla del día a día es difícil ver las cosas con una perspectiva a más largo plazo, de ahí que el progresar en las responsabilidades mediante tareas más pequeñas e individuales nos permita aumentar la productividad (que no es más que hacer más en menos tiempo).

Hace unos años hice un ejercicio muy sencillo que recomiendo a todo el mundo que haga en algún momento del año: era viernes y anoté todas las llamadas telefónicas que había recibido durante la semana, tanto al fijo como al móvil.

Después fui analizando una a una (al menos aquellas de las que me acordaba) descubriendo algo que me hizo pensar bastante:

  • La mayoría de las llamadas me interrumpieron en algo que estaba haciendo en ese momento muy concentrado.
  • Muchas de ellas no me aportaron nada para resolver alguna tarea bajo mi responsabilidad, sino que me reclamaban para resolver las tareas bajo responsabilidad de otros.
  • Otro grupo de ellas se podían haber sustituido con un sencillo correo electrónico que yo habría elegido leer en el momento mas adeacuado en el mismo día.
  • Solo unas pocas eran verdaderamente importantes (para mí).
  • Ninguna era absolutamente trascendente y urgente para que tuviera que atenderla en ese preciso momento.

Me pregunto si es esto productividad o simple pérdida de tiempo. En cierta medida, desde todas aquellas conclusiones he llegado hasta el día de hoy mejorando en muchos aspectos de mi día a día.

En esa época no era raro para mí el llegar a la tarde con esa sensación de no saber en qué se me había ido el día y por tanto decidí atajar el asunto de raíz evitando al máximo cualquier tipo de llamada o mails intrascendentes, aunque con ello me colgaran la etiqueta de maniático, soso o aburrido. Mi objetivo era cumplir con mi trabajo, sacar el mayor provecho personal y profesional de mi compañía y volver a casa temprano...

Trabajar bien y con calidad equivale a trabajar productivamente, por eso considero que el mal uso que se hace del móvil es un time killer de primera magnitud. Desde aquella semana en que analicé cómo otros abusaban de mi tiempo en el momento que a ellos les interesaba y no a mí y que la mayoría de las llamadas eran para asuntos que estaban fuera de mi responsabilidad, tomé medidas que he logrado mantener más o menos hasta ahora.

Lo siento por quien se dé por aludido, pero el centrar tu cabeza en una tarea que requiere de mucha concentración, tomar decisiones que te pueden pasar factura en el futuro (acumulando deudas técnicas o bien hacer una infraestimación de esfuerzo en un nuevo proyecto,  por ejemplo) y hacer algo lo mejor que uno pueda con los recursos y habilidades que tenemos, requiere al menos reducir al mínimo este tipo de interrupciones. Una interrupción es normal, varias en una ahora revela descontrol total en la forma de trabajar. Si no tenemos el control de evitar estas continuas interrupciones podemos incluso sufrir una ansiedad y estrés tremendos. El tener un entorno adecuado de trabajo no es sólo una cuestión de higiene, buenos equipos, etc., también es cuestión de contar con la suficiente tranquilidad para poder concentrarte en tus tareas.

No es lo mismo hacer una tarea muy concreta durante dos horas con una mente completamente absorbida en el trabajo que con una mente que se distrae cada quince minutos por un nuevo mensaje entrante, algunas ventanas de chat emergentes o varias llamadas al móvil. Absurdo. De ningún modo puede ser lo mismo: todas esas interrupciones y falta de concentración, si se producen de manera habitual, al final nos están arrastrando a trabajar mal y poco productivamente.

No creo en al multitarea, más que un mito es una forma de mostrar lo ocupados que estamos (produzcamos resultados o no). Si intentamos hacer dos tareas a la vez vamos a tardar más del doble que si lo hiciéramos primero una y a continuación la otra.

Detrás del fracaso de muchos proyectos de software está una malísima gestión del tiempo. Esto empeora aún más las cosas cuando el proyecto se ha estimado económicamente en base a unos tiempos de trabajo, que es lo habitual.

Los efectos de trabajar dispersos mientras desarrollamos código pueden ser desastrosos: la calidad del mismo depende directamente de la capacidad que tengamos de centrar toda nuestra capacidad creativa en él. Si estas interrupciones o forma no productiva de trabajar la pagamos al final con tiempo, lo primero que vamos a sacrificar son esos ratos de veinte o treinta minutos para hacer refactorings o mejorar algún aspecto de la solución.

Las empresas más productivas no son aquellas en las que sus empleados pasan más horas al día en ella, sino:

  • Las que más y mejor planifican.
  • Las que tienen roles claramente identificados (sobre el papel y en la práctica).
  • Las que aprecian el tiempo y su buena organización como herramienta para obtener resultados.
  • Las que consiguen que la gente tenga claro qué tiene que hacer en las próximas semanas.

Recuerdo varias ocasiones en las que ante un problema que se había presentado, un compañero mío me decía eso de "no te preocupes que ahora mismo lo arreglo", y a continuación y después de quedar como el héroe del momento, sacaba su teléfono móvil y llamaba a alguien para preguntarle sobre el asunto... En este sentido, quienes abusan del uso del móvil seguramente sean los que menos aportan en una compañía, ya que parece ser que son los que más dependen de los demás para resolver sus propios problemas. Hay quienes llenan su agenda laboral con reuniones eternas como forma de trabajo habitual (sin comentarios) , el resto del tiempo lo pasan colgados al móvil... 

Si trabajas de freelance entonces ya te habrás dado cuenta de que en cierta medida, lo que vendes son horas de trabajo: si consigues hacer más en el mismo tiempo, aumentarás tus honorarios.

Quizá se me pueda tachar de maniático, aunque lo que persigo siempre es fomentar tanto en mí como en el equipo que dirijo que la mayor parte de las tareas se hagan en un ambiente de calma con el menor número de interrupciones. Esto maximiza la productividad.

No hace mucho mi mujer se pasó por la oficina donde trabajo y me dijo algo así como "si esto parece un convento", a lo que le respondí "gracias, eso es lo que intento"...

Quizá a gestores ignorantes de medio pelo les guste ver a la gente muy atareada, con los teléfonos sonando todo el tiempo, las bandejas de correo saturadas de asuntos y, si es posible, que se queden en la oficina hasta las ocho de la tarde. Me temo que este presentismo caduco tiene los días contados.

Los gestores profesionales intentan que el equipo que gestionan terminen su jornada laboral con el trabajo hecho en tiempo, sin estrés y con la máxima calidad. Sí, es posible y hasta deseable. La diferencia sutil, difícil de ver, no es ni más ni menos que una correcta planificación y gestión del tiempo.

Si a la gente no se les hiciera contratos por tiempo sino por resultados, ¿no saldrían muchos antes de la oficina? Ojalá llegue un día en que esto sea así, en que no se valore por encima de todo el tiempo que se pasa en una oficina sino los resultados medibles de lo que hacemos en ella.

Lo del exceso en el uso del móvil es sólo un detalle: el día está cargado de detalles y momentos similares que poco a poco van socavando sutilmente nuestra productividad, es decir, van tirando a la basura el tiempo de que disponemos, lo cual es lo mismo que tirar a la basura parte de nuestra vida, lo que es aún más deprimente (¿que tenemos sino tiempo?).

Si lo miramos bien, el tiempo es el único recurso que tenemos realmente: si lo usamos correctamente, conseguiremos más y mejores resultados.

Hay que evitar los vampiros de tiempo, hay que evitar que en cualquier momento pueda sonar tu teléfono móvil y sacarte de ese instante de concentración en el que estás trabajando a fondo. Si no consigues concentrate en tu jornada laboral, entonces tú y tu compañía tenéis un grave problema.

Siempre, siempre, absolutamente siempre, quienes más éxito tienen en sus proyectos son los que mejor gestionan su tiempo, así de sencillo.

Tanto es así que hay quienes incluso han hecho de la correcta gestión del tiempo una profesión, como la maravillosa web de Berto Pena. En este ebook gratuito que generosamente cuelga el autor, menciona, cómo no, los siete ladrones de tiempo, entre los que se cuentra nuestro maravilloso smartphone.

En una etapa laboral anterior, sufría a menudo el típico ataque inesperado según el cual un manager o jefe de proyecto venía a pedirme a mí y a mi equipo la corrección o puesta en producción de algo que por arte de birlibirloque se había convertido ese día en crítico. A lo mejor lo tenía en el cajón olvidado hasta que le explotó en las manos.

Nada peor para un programador que tener que resolver un bug o incluir una nueva característica con la presión del tiempo, sobre todo si no estaba previsto.

Esto puede parecer a excusa, pero cuando trabajamos excesivamente presionados vamos dejando atrás las buenas prácticas, los buenos hábitos y el formalismo de probar y probar por el camino; cuando el tiempo aprieta aligeramos nuestro trabajo sin darnos cuenta de que esto tiene un precio tremendo y en ocasiones los resultados son catastróficos: se actualizan cosas que suponemos que funcionan bien y creemos que no deben dar problemas (sin imaginar algún tipo de efecto secundario), olvidamos los rigores de la gestión de versiones (claro, nos han dicho que es algo crítico) y además apenas tenemos tiempo de probar todo el sistema, por poner sólo unos ejemplos. Para resumir, cuando tenemos encima de la mesa algo crítico lo olvidamos todo y nos centramos en el problema.

La cuestión no está tanto en poder gestionar estas situaciones ocasionalmente sino cuando estas se convierten en crónicas y el modo habitual de trabajar; en ese caso el software resultante será de pésima calidad. Es tema recurrente en El Libro Negro del Programador, así que dejad que os recuerde que código de mala calidad es igual a problemas: soluciones inmantenibles, más costosas por las dificultades de introducir nuevos cambios, incapacidad de ser asumidas con facilidad por nuevos miembros del equipo y, en definitiva, programadores frutrados que dedican más tiempo a depurar que a crear código de valor.

Trabajar bajo la presión de problemas no previstos por nosotros constituye el típico escenario en el que quien presiona no tiene ni idea de software: sólo ve programadores cuyo trabajo debe ser igual que conectar cables, o están bien puestos o están mal puestos, no hay más. Personalmente considero que quien lidera un equipo de desarrolladores debe tener profundos conociemientos de software.

Siempre, y lo digo taxativamente, siempre que me he encontrado en esta situación el diagnóstico ha sido el mismo: gestores de proyecto mal planificados y con una organización pésima; el problema es que esta falta de trabajo eficaz termina trasladándose a los miembros del equipo de desarrollo. Tampoco podemos excusar a clientes que de un día para otro encuentran un bug crítico que hará temblar su organización: si se ha hecho bien el trabajo, esta situación no se debe dar.

En cualquier caso, si nos encontramos en esta tesitura y detectamos que para llegar a tiempo tenemos que dejar cabos sueltos y entrar en una zona de riesgos, debemos notificarlo adecuadamente a los managers; basta un simple correo que con sutileza pero con contundencia debemos advertir de la falta de tiempo para probar exhaustivamente o implementar los cambios solicitados (esto es una manera de delegar responsabilidades).

También es una cuestión de actitud: ¿estamos para que viertan sobre nosotros la mala organización de quienes jerárquicamente están por encima?, ¿es esto profesional?. He visto cómo algún proyecto ha fracasado no por la falta de pericia y buen hacer de los desarrolladores, sino por problemas de gestión.

El saber decir "lo siento, esto no se puede hacer de aquí a mañana" tiene efectos positivos que debemos considerar: estamos honrando nuestro trabajo (no nos pagan por trabajar, el profesional busca hacer un buen trabajo, que no es lo mismo) y, además, uno o dos noes de este tipo hará recapacitar a quien lo provoca e intentará evitarlos en el futuro (para lo que simplemente tendrá que organizarse mejor).

Este tipo de situaciones demuestra también una falta total de productividad: cuando se convierten en crónicas entonces ya sabemos en el tipo de compañía en la que trabajamos. Cuando identificamos un manager cuya idiosincrasia de trabajo es el caos, entonces la salida que nos queda es intentar cambiar de grupo de trabajo, departamento o compañía: un profesional se hace profesional precisamente haciendo un magnífico trabajo, éste es su currículum y su manera de progresar.

Como desarrolladores que nos debemos ganar la vida desde la calidad de nuestro trabajo debemos considerar como máxima que la mayor parte de nuestras actividades deben estar correctamente planificadas, debemos tener un roadmap claro aunque incluyamos un pequeño percentaje de nuestro tiempo para deviaciones e imprevistos.

10:00 de la mañana; tienes por delante una tarea que estimas en dos horas para hacerla bien y darla por terminada. Te preparas ante tu entorno de trabajo y comienzas a desarrollar código; poco a poco tu mente va dejando las divagaciones de la charla del café anterior y se mete de lleno en el problema a resolver. No es raro entrar en ese estado de fluidez definido por Mihaly Csikszentmihalyi en su famoso libro de psicología positiva.

Tomar decisiones de diseño, desarrollar una clase o refactorizar un conjunto de pruebas, por poner unos ejemplos, requieren de concentración y cierta paz mental para que las decisiones tomadas sean las correctas.

Esto parece evidente, pero pocos entornos laborales fomentan esta tranquilidad y capacidad de estar concentrados.

Una vez leí que cuando estamos en ese estado de fluidez completamente abstraidos y somos interrumpidos, necesitamos al menos veinte minutos para volver a un estado similar de concentración, es decir, a lo largo de varias semanas esto significa muchas horas de trabajo perdido, así de simple y así de abrumador.

Hay muchísimos momentos en los que somos interrumpidos y sacados a la fuerza de ese estado de fluidez.

Están los que yo llamo los vampiros de tiempo: personas e incluso buenos amigos que se sienten con el derecho de acercarse a tu puesto de trabajo para preguntarte de sopetón cualquier cosa que en ese momento necesitan o aquellos que creen que su tiempo es más valioso que el tuyo.

Clientes a los que se les ha acostumbrado a llamar por teléfono porque es más cómodo que describir un problema por mail.

Reuniones espontáneas y no planificadas porque a tu jefe o manager le ha entrado cierta urgencia o ansiedad que ahora va a intentar trasladar al equipo por falta de una mínima organización. Esto es lo que yo llamo el síndrome del jefe ansioso (y es una patología porque traslada ese estado al resto de su equipo).

Espacios abiertos en donde los teléfonos sonando o el rumor de conversaciones son constantes, hasta aquella chica que con sus hermosos tacones va dejando una sinfonía de pisadas que la identifican (y te irritan).

Un día cualquiera hace un par de años decidí contar el número de veces que era interrumpido y molestado a lo largo de la jornada laboral: conté catorce veces, incluidos unos quince mails irrelevantes para mi trabajo y responsabilidad.

Lo peor es que la mayoría de estas interrupciones se producen porque alguien necesita algo ti y eso que necesita es completamente ajeno a tu trabajo: no nos damos cuenta de que nos quitan precisamente el tiempo y tranquilidad necesarios para hacer un trabajo de calidad y no dejar bugs que nos pasarán factura más adelante.

Un desarrollador profesional evita estas innumerables e inútiles interrupciones. Aquí indico algunas sugerencias que para mí particularmente me han resultado efectivas:

  • Identifica a los vampiros de tiempo: ante la insistencia de estos, quítatelos amablemente de encima poniendo el mínimo interés en sus peticiones. Con el tiempo dejarán de ir a por ti.
  • Si tu jefe, coordinador o manager se acostumbra a trabajar con reuniones imprevistas, indícaselo claramente: seguramente no se de ni cuenta del impacto que esto puede tener para el trabajo. Puedo contar la experiencia con cierta persona de perfil comercial que aprovechaba las reuniones para hacer el trabajo directamente sobre una hoja de cálculo...
  • Si tienes clientes que atosigan por teléfono, indícales amablemente que reporten las peticiones por mail o por el sistema de ticketing que uséis. Con el tiempo os lo agradecerán porque no hay nada mejor que describir un problema para entenderlo completamente.

Desde que comencé a aplicar esas sencillas técnicas tanto para mí como para el equipo que dirigía en ese momento, conseguimos un ambiente laboral mucho mejor y por tanto pudimos hacer un trabajo de mejor calidad. Gané de paso algunos conocidos que comenzaron a verme, digamos, algo mal, pero mi jefe notó al poco tiempo el cambio y la mejora en la productividad del equipo.

"No digo que tengamos que trabajar en un convento de clausura, sólo aplicar el sentido común en estas circunstancias y tener en cuenta que hay límites intolerables en la cantidad de interrupciones diarias, lo que revela una falta general de organización y productividad en el trabajo"

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